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Mehrwertsteuer-Zuordnung und Mehrwertsteuer-freie Berechnung in Concept Office
Gepostet von Frank Börner

Die Berechnung der Mehrwertsteuer kann in Concept Office sowohl für den Verkauf, als auch für den Einkauf verändert werden.

Im Einzelnen unterscheiden wir folgende Fälle:

  • Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
  • Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
  • Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
  • Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
  • Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei (Nicht-EU) -Ausland

Grundeinstellungen:

Grundsätzlich gibt es mehrere Parameter und "Stellen" in Concept Office, welche auf die Berechnung der Mehrwertsteuer sowohl beim Einkauf, als auch beim Verkauf direkte Auswirkung haben. Diese Stellen sind:


1. Basisdaten unserer Firma
Zu finden in Administration -> Mandaten im aktuellen Mandanten. Sind mehrere vorhanden, sind die Einstellungen für jeden Mandanten extra zu führen!




Umsatzsteuer-ID - obligat für die Umsatzsteuer-freie Rechnungsbuchung im EU-Ausland. Damit wird Verlagerung der Umsatzsteuerpflicht auf den Empfänger ermöglicht (Reverse Charge).
Diese ist auch im Inland erforderlich, um nachzuweisen, dass es sich um ein Unternehmen handelt.
Im Inland kann hier jedoch auch alternativ die Steuernummer angedruckt werden.


2. Länder
Zu finden in Weitere Stammdaten -> Länder. Es sollten alle Länder gepflegt werden.





Die Zuordnung entscheidet letztlich, welche Kontierung später für das Land gezogen wird und damit indirekt der Steuersatz bzw. die Steuerpflichtigkeit.



3. Steuersätze
Zu finden in Weitere Stammdaten -> Steuersätze.



Für jedes Land sollten grundsätzlich immer alle drei Steuersätze zu pflegen. Dies bedeutet auch den "Frei" benannten. Es mag unlogisch sein, für ein Land extra nochmal das Land einzutragen mit "0" für den Steuersatz. Es ist jedoch erforderlich, da sonst bei Rechnungsstellung aus dem Auftrag schnell ein Fehler erscheint. Das Programm prüft grundsätzlich nach dem Schema Land erkannt -> welche Zuordnung (Inland...) in den Kontierungen -> welcher Eintrag dort (Steuerfrei, Reduziert, Normal) und danach den entsprechenden Steuersatz.





Wichtig ist auch bei angeschlossener Finanzbuchhaltung, unbedingt den sog. "externe Schlüssel" gemäß Angaben der FiBu zu pflegen, da über ihn dort der hinterlegte Steuersatz geregelt wird!
Als Besonderheit kann es weiterhin noch geben (siehe Artikel "Termporäre Mehrwertsteuersenkung"), dass zeitweise mit einem aktuellen und alten Satz gearbeitet wird (siehe Screenshot).


4. Kontierungsgruppen
Zu finden in Weitere Stammdaten -> Kontierungsgruppen.



Die Kontierungsgruppen sollten unbedingt für alle vorhandenen Kontierungsgruppen (Lieferungen, Leistungen...) gepflegt werden - auch z.B. für Abschläge!

Die Mindesteintragungen, welche in den Kontierungsgruppen erforderlich sind, sind "Inland", "EU-Ausland" und "sonstiges Ausland". Wir werden später noch darauf kommen, in welchen Fällen noch weitere erforderlich sind.
Ebenfalls essentiell ist es, diese für "Verkauf" und für "Einkauf" zu pflegen, da es sich sonst spätestens bei Rechnungseingangsbuchung rächen wird, dies vergessen zu haben!

Die Grundeintragungen und ihre steuerliche Zuordnung sehen Sie oben. EU-Ausland wird erst durch eine Besonderheit steuerfrei und muß daher nicht auf "Steuerfrei" gestellt werden. Hierzu später mehr.

Es müssen zumindest wie oben die Kontierungen mit validen Zahlen <> 0 befüllt werden. Wird dies unterlassen, kann keine Rechnung erstellt und/oder gebucht werden.

Achtung:
Die oben gezeigten Angaben zeigen fiktive Kontierungen bei einer Firma ohne angeschlossene FiBu. Die tats. einzutragenden muß der Kunde selbst bei seinem Steuerberater erfragen. Diese sind sehr wichtig, besonders wenn eine FiBu angeschlossen ist!




5. Zuordnung am Artikel
An jedem Artikel - gleich ob Sammelartikel, Montageartikel oder normaler Warenwirtschaftsartikel - findet sich in den Stammdaten unter Gruppierungen/Weiteres der Parameter "Kontierungsgruppe".
Über diese wird die Zuordnung zu den dort eingestellten Kontierungsinformationen und damit indirekt zu Steuer und Land gezogen.






Zusammenfassend kann man zu den bisherigen Punkten sagen -
die "Ermittlungskette" von Concept Office arbeitet wie folgt:

Kontierungsgruppe am Artikel -> Kontierungsgruppe -> Länderzuordnung (einz. Land/Steuergebiet oder Inland...) -> dort hinterlegte Besteuerung (Normal/Reduziert/Frei) -> in Steuersätze für dieses Gebiet/Land hinterlegter Steuersatz in %





Laufend zu pflegende Einstellungen:

Legt der Mitarbeiter Kunden neu an, ist es empfehlenswert, von diesen immer die Steuernummer und vor allem die Umsatzsteuer-ID zu erfragen und diese zu prüfen (Auslandskunden).
Das Prüfprotokoll ist dabei zu archivieren!
https://www.bzst.de/DE/Unternehmen/Identifikationsnummern/AuslaendischeUSt-IdNr/auslaendische_ust_idnr_node.html


In der Firma des Kunden findet sich unter "Weiteres" das Feld für die Umsatzsteuer-ID. Diese sollte grundsätzlich vor Anlage von Vorgängen für diesen Kunden befüllt sein. Wird z.B. ein Vorgang ins EU-Ausland mit Mehrwertsteuer berechnet, ist in den meisten Fällen das Fehlen dieser Umsatzsteuer-ID der Hintergrund. In anderen, selteneren Fällen das falsch gesetzte Steuergebiet an der Lieferadresse des Kunden.









Mögliche Steuerfälle beim Verkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

  • Verkauf: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
  • Verkauf: Mehrwertsteuer reduziert (z.B. Bücher)
  • Verkauf: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
  • Verkauf: Mehrwertsteuerfrei sonstiges (Nicht-EU-) Ausland
  • Verkauf: Mehrwertsteuerfrei Inland (besondere Voraussetzungen)

1. Mehrwertsteuer normal (Normalsatz)
Dies ist der Normalfall, welcher keinerlei besondere Eingriffe erfordert.

2. Mehrwertsteuer reduziert
Hier ist es erforderlich, dass der Artikel einer entsprechenden Kontierungsgruppe für reduzierte Waren (wenn nicht vorhanden, erstellen) zugeordnet ist, in der für das Land oder Steuergebiet der reduzierte Steuersatz ausgewählt ist.
Desweiteren muß in "Steuersätze" für das Land unter den reduzierten Steuersätzen der aktuelle reduzierte hinterlegt sein.

3. Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
Voraussetzung ist die Hinterlegung einer Umsatzsteuer-ID beim Kunden - möglichst vor Erstellung des Vorgangs. Wird dies vergessen oder erfolgt die nicht korrekte oder nicht vollständige Eintragung in den Kontierungsgruppen, erhält der Kunde bei Übernahme aus dem pCon.basket oder bei Versuch der Rechnungsstellung z.B. folgende Fehlermeldung



Hier ist zu prüfen, welcher Artikel (von mir hier entfernt) betroffen ist. Dann geht man über dessen Kontierungsgruppe und die Lieferadresse zur entsprechenden Kontierung und prüft für diese die Steuersätze des Lieferlandes. Bei der Meldung wie oben steht meist in der Kontierung eine "0" - diese ist also noch nicht vollständig befüllt.

4. Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland
Dieser Fall ist problemlos und wird bei richtiger Eintragung der Kontierungsgruppen direkt angewendet.

5. Mehrwertsteuerfrei im Inland
Hier handelt es sich um Sonderfälle! Diese müssen eine stichhaltige Begründung haben. Der Kunde sollte immer darauf hingewiesen werden, dass er - bei nicht begründeter Anwendung - massive Konsequenzen im Falle einer Steuerprüfung zu befürchten hat! Des Öfteren hört man, dass der Kunde dies aus Kulanz seinem Kunden gegenüber machen möchte oder anderen Gründen - dies ist nicht zulässig und darauf muß ausdrücklich hingewiesen werden. Es erfolgt auf eigene Gefahr und gegen unseren Rat!

Eine Übersicht der Sonderfälle findet man unter https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__4.html

Die häufigsten, uns begegnenden Fälle sind die sog. Ausnahme der Besteuerung nach §13b (Bauleistungen) https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__13b.html
sowie Lieferungen an NATO-Gebiet (Art. 67 Abs. 3 NATO-ZAbk.) oder §9 Freihafen (Freihandelsabkommen).

Sonstige außergewöhnliche Steuerfälle sollten immer mit dem Steuerberater abgestimmt werden!

In den Sonderfällen muß in den Weitere Stammdaten -> Länder ein zusätzliches Steuergebiet erstellt werden:




Wichtig ist hier die Zuordnung als "Steuergebiet". Man könnte sagen, man schafft hier ein "künstliches Land", welches gesondert berechnet wird.

In den Kontierungsgruppen muß dieses ebenfalls noch angelegt werden





Vermutlich ahnen Sie es schon - es muß noch der Steuersatz für dieses neue Steuergebiet angelegt werden:





Wie wird nun dieses Steuergebiet "angewandt". Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Die einfachste ist, dies an der Lieferadresse des Kunden als Steuergebiet zu hinterlegen. Dies hat aber nur Sinn, wenn diese Adresse immer so beliefert wird. Ansonsten kann ein Steuergebiet auch manuell - für den Einzelfall - im Vorgang unter "Sonstiges" gewählt werden.




Diese Eintragung gilt dann nur für den aktuellen Vorgang und übersteuert das Steuergebiet, welches an der Lieferadresse des Kunden hinterlegt wurde, manuell!

Ebenso lassen sich auch andere Sonderfall-Steuergebiete anlegen. So gab es zum Beispiel einen besonderen Fall, in welchem auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden wegen eines Zwischenlagers in die Schweiz (Nicht-EU wäre Steuerfrei) mit Mwst. geliefert werden mußte. Dies läßt sich auch über diesem Weg - jedoch dann mit manuell auf "Normal" gesetztem Steuersatz abbilden.



Mögliche Steuerfälle beim Einkauf:

Wie zu Beginn des Artikels bezeichnet, haben wir in der Praxis folgende Fälle:

  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer normal (Normalfall)
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuer reduziert
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei EU-Ausland
  • Einkauf - Rechnungseingangsbuchung: Mehrwertsteuerfrei sonstiges Ausland

Die Vorgehensweise setzt voraus, dass wie erwähnt in den Kontierungsgruppen auch die Seite "Einkauf" gepflegt wurde. Nur dann kann eine Eingangsrechnung richtig gebucht werden!



Wichtig sind bei Fehlern bei der Rechnungseingangsbuchung die Felder der Kontierungen. Steht hier z.B. "9999" oder "-9999", so ist die Kontierung nicht korrekt befüllt und in der fraglichen Kontierungsgruppe findet sich dort eine "0".
Dies muß der Anwender korrigieren. Wichtig ist auch, am Rechnungseingang das Steuergebiet zu kontrollieren. Dieses ist das Steuergebiet des Rechnungsstellers!
Danach sollte sich die Rechnung buchen lassen.







Abschließende Bemerkungen:

Das Programmverhalten wird durch mehrere Konfigurationen beeinflußt. Diese sind im Bereich "Administration" unter "Konfigurationen" erreichbar.
Wichtig ist, im Falle eines Fehlverhaltens deren korrekte Einstellung zu prüfen!


Die Wichtigste, von deren korrekter Einstellung bei den bisherig geschilderten Verhaltensweisen ausgegangen wird, ist die Konfiguration "8":



Die Einstellung ist für Deutschland so obligat! Diese darf nur in Sonderfällen in anderen Nicht-EU-Ländern verändert werden.

Empfohlen wir auch, die nachfolgende Konfiguration "1089" auf eine Prüfung einer eingebenen Umsatzsteuer-ID vorzubelegen:





Um unerwünschtes Programmverhalten zu verhindern und zugleich die Mitarbeiter zu einer korrekten und vollständigen Anlage von Firmen zu "erziehen", ist auch das Setzen der Konfiguration "295" sehr hilfreich:




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