Wissensdatenbank:
Elektronischer Lieferschein: Auslieferung und Informationserfassung
Gepostet von Christian Müller

Hinweis: Es handelt sich nur um einen Teilausschnitt des vollen Funktionsumpfangs - Dieser Wissensdatenbankartikel kann keine Schulung ersetzen.

In diesem Beitrag erfahren Sie wie ein Serviceauftrag vom Monteur unterwegs in Concept Flex bearbeitet werden kann. Im Vorlauf hierzu sollte bereits ein Auftrag disponiert worden sein. Wie dies z.B. in Concept Office direkt aus einem Vorgang heraus möglich ist lesen Sie in folgendem Beitrag: Zur Anleitung

Sobald der gewünschte Vorgang disponiert wurde, kann die Abarbeitung des Serviceauftrages durch Ihren Monteur beginnen.


1. Aufruf des Serviceeinsatzes in Concept Flex

Nach der Anmeldung in Concept Flex öffnet der Monteur das Modul Serviceaufträge. Hier sind nun alle offenen Aufträge z.B. für diesen Tag sichtbar:

Hinweis: Beim ersten Start von Concept Flex befindet sich das Modul Serviceaufträge evtl. noch nicht in den Favoriten und wird deshalb nicht angezeigt. Über das Modul Serviceaufträge einzublenden gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wechseln Sie in das Modul „Alle Module“
  2. Klicken Sie das Herzsymbol am Modul Serviceaufträge an
  3. Nun erscheint das Modul Serviceaufträge links im Baum

Hinweis: Um die Aufträge der kommenden Tage einzusehen, kann das Datum oben über die Pfeile verändert werden.

Nach Antippen des Auftrages gelangt der Monteur in die Allgemeinen Angaben des Serviceauftrages:

Neben einigen Grunddaten, wie z.B. der Adresse des Kunden, gibt es hier folgende Funktionen:

  • Karte anzeigen lassen: Diese Option öffnet Google Maps und macht den Zielort sichtbar. Eine Navigation zum Einsatzort kann gestartet werden
  • Der Einsatzhinweis des Sachbearbeiters wird ausgegeben
  • Im Bereich „Hinweise an Sachbearbeiter“ können über die Bearbeitungspunkte positionsunabhängige Informationen erfasst werden. Jeder Hinweis wird eine Aufgabe / Aktivität

2. Hinterlegung von positionsbezogenen Informationen

Über den Reiter „LS:…“ : kann der Monteur die Positionen eines Lieferscheins einsehen und diesen mit Informationen ergänzen. Über die Bearbeitungspunkt stehen dem Monteur 3 Hauptfunktionen zur Verfügung:

1. „Hinweis“ hinterlegen

Ein Hinweis wird eine positionsbezogene Aufgabe für den Sachbearbeiter, z. B.: „Kunde möchte diesen Stuhl noch 2x, bitte Angebot).

2. Datei / Bilder hinzufügen

Mit dieser Funktion kann der Monteur positionsbezogene Dateien / Bilder zur Auslieferung hinzufügen. Die Bilder sind nach Abschluss des Serviceauftrages in Concept Office einsehbar.

3. Reklamieren

Bei Reklamationen können weitere Daten über das Menü erfasst werden:

  • Bei Reklamationsgrund kann der Monteur einen Nachlass oder eine Rückgabe der reklamierten Ware eintragen
  • Unter Bemerkung kann der Monteur einen Freitext erfassen: Was ist der Reklamationsgrund? Was wurde mit dem Kunden besprochen?
  • Unter Menge kann z.B. einer von fünf gleichartigeln Artikeln reklamiert werden. Es muss also nicht die gesamte Position reklamiert werden.
  • Der Monteur kann hinterlegen ob die Ware am Lieferort verblieb oder wieder mit zurück genommen wurde

Die Reklamationsdaten und etwaige Dateien zur Dokumentation werden nun auf dem Lieferschein sichtbar:

3. Serviceauftrag abschließen

Im Anschluss kann der Monteur den Lieferschein vom Kunden abzeichnen lassen. Hierfür wechselt er in den Reiter Rückmeldung:

Hier können nun auch weitere Empfänger für eine Lieferscheinkopie hinterlegt werden: Soll ein eigener Mitarbeiter oder der Kunde eine Kopie des Lieferscheins erhalten?

Über den Funktionsbutton unten rechts kann dann die Unterschrift des Kunden elektronisch erfasst werden. Zuvor wird eine Zusammenfassung eingeblendet: Hier sieht der Kunde noch einmal wofür er gerade unterschreibt:

Über das bestätigen des Weiter-Buttons gelangt der Monteur zum Unterschriftsfeld für den Kunden

  • Im Feld Name kann der Name des Kunden erfasst werden. Dies ist notwendig, da im Nachgang nicht immer klar ist zu wem die Unterschrift zuzuordnen ist.
  • Im grauen Bereich kann der Kunde nun auf dem Touchscreen seine Unterschrift abgeben.

Nach dem Bestätigen des Fertig-Buttons ist die Unterschrift gespeichert und der Serviceeinsatz erledigt:

Alle weitere Arbeitsschritte finden nun im Concept Office statt. Eine Anleitung zur Reklamationsbearbeitung in Concept Office finden Sie in diesem Beitrag.

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