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Sicherstellung-Belegarchivierung
Gepostet von David Strobel

Beim Drucken und im Mailversand von Belegen aus Concept Office können durch eine Falschbedienung der Druckparameterabfrage Beleglücken ausgelöst werden.

Die Schaltfläche "nur Druckdaten erzeugen" oder der Abbruch der Druckparametervorgaben bewirkt ein augenscheinliches Erzeugen des Beleglinks (blauer Drucklink).

Der Beleg selbst wird jedoch NICHT in die Archivierung übergeben. Dies erzeugt Beleglücken, welche so nicht vorkommen dürfen.

 

Maßnahmen

Verhindern von weiteren zukünftigen Archivlücken

Damit dies zukünftig gewährleistet wird, wurde eine Programmanpassung in Concept Office ab Programmstand 7.0.2493 vorgenommen.

Die neu integrierten Funktionalität verhindert den Druckabbruch und die daraus resultierenden Beleglücken.

Die Aktivierung dieser Funktionalität muss einmalig am System erfolgen und ist nachfolgend beschrieben (Kein Neustart erforderlich, sofort wirksam)

1. In Concept Office gibt es im Strukturbaum, Abschnitt Administration, das Modul Konfigurationen. Hier ist nach der Installation des Programmstandes eine neue Konfiguration mit dem ID-Merkmal 503 enthalten.

2. Mit Doppel Klick muss diese geöffnet und die Einstellung von "0 - Nein" auf "1 - Ja" gesetzt werden.

3. Diese Einstellung deaktiviert sofort die Möglichkeit des Druckabbruchs wie oben beschreiben.

 

Lückenprüfung bei Bestandsbelegen

Um zu prüfen, ob bereits Lücken vorhanden sind, gibt es in Concept DMS eine Prüffunktion. Diese kann von allen zugriffsberechtigten Arbeitsplätzen im DMS-Viewer ausgeführt werden.

1. Hier ist zunächst eine Suchabfrage für alle betreffenden Belegen durchzuführen. (Nachfolgend die Suche nach Kundenrechnungen)

3. Im Ergebnis werden nun alle Kundenrechnungen aufgeführt, in der Spalte Belegnummer lässt sich über einen Rechtsklick mit der Maus unter "Extra" eine Lückenprüfung aufrufen.

4. Sollten Lücken auftreten, werden diese im Ergebnisfenster nachfolgend angezeigt.

Sind Lücken gemeldet worden, ist eine Nacharchivierung erforderlich!

Diese Nacharchivierung kann aus Concept Office durchgeführt werden, die Beschreibung ist in diesem separaten Beitrag formuliert.

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